Immer aufnahmebereit – Mini-Diktiergeräte

Bürotipps | 14/09/2010

Kennen Sie das? Sie begegnen im Flur oder in der Mittagspause einem Kollegen oder Ihrem Chef und hören: „Weil ich dich gerade sehe… kannst du mir bitte einen Flug buchen / die Bestellung XYZ raussuchen / ABC anrufen?“ Vor allem Sekretärinnen können davon ein Lied singen.

Und meist bleibt es nicht bei diesem einen Auftrag. Auch wenn es schmeicheln mag, dass die Kollegen Ihnen ein so phänomenales Gedächtnis zutrauen, haben doch Sie das Problem, sich die Anweisung bis zur Rückkehr an den Arbeitsplatz korrekt zu merken. Und die Bitte, den Auftrag doch per Mail zu erteilen, stößt nicht immer auf offene Ohren, vor allem beim Chef.

Zur Not muss dann eine Papierserviette als Notizzettel herhalten, aber es geht auch eleganter. Sie müssen auch nicht anfangen, mit einem unhandlichen Notizblock durchs Gebäude zu laufen. Warum nicht Diktiergeräte nutzen? Oft tut es schon die im Handy eingebaute Diktierfunktion – die meisten modernen Geräte haben eine solche Aufnahme- und Wiedergabefunktion eingebaut, und das Handy hat man meistens sowieso dabei.

Eine Alternative sind MP3-Aufnahmegeräte, die sich vielfältig einsetzen lassen, auch für Interviews oder Konzertaufahmen und gleichzeitig auch als MP3-Player dienen.   (oa)

E-Mail-Knigge (1) – Mailfreie Tage und Reaktionszeiten

Bürotipps | 03/09/2010

E-Mail ist inzwischen das Standard-Kommunikationsmittel im Büro und hat nicht nur einen Großteil der Brief- und Faxkorrespondenz, sondern auch viele Telefonate ersetzt. So weit ersetzt, dass Firmen schon dazu übergehen, E-Mail-freie Tage einzuführen, an denen die Mailbox Pause hat und statt dessen auf Telefon und persönlichen Kontakt zurückgegriffen werden soll.

Das klingt erst einmal abschreckend. E-Mail hat gegenüber der direkten Ansprache via Telefon oder persönlichen Kontakt nun einmal den Vorteil, dass sie asynchron ist, d. h. vom Angeschriebenen nicht sofort eine Antwort erwartet und damit auch die Arbeit nicht ständig unterbrochen wird. Dieser Vorteil geht allerdings verloren, wenn E-Mail mit Chat verwechselt wird und Sender und Empfänger sich grundsätzlich schnelle Reaktionszeiten abverlangen nach dem Motto „Ich habe Ihnen doch schon vor einer halben Stunde eine Frage geschickt, haben Sie die Mail nicht bekommen?“

Auch die optische und akustische Benachrichtigung, die die meisten Standard-Mail-Clients bieten, führt dazu, dass E-Mail am Ende genauso stört wie ein Telefonat – und gerade wenn sehr viele Rückfragen kommen, ist es effektiver, zum Telefonhörer zu greifen und etwas telefonisch zu klären. Und wenn man sicher sein will, den anderen nicht zu stören, kann man per Mail einen Telefontermin vereinbaren. Wenn die Fragen geklärt sind, kann man dann immer noch das Wesentliche in einer Telefonnotiz zusammenfassen und die an alle Beteiligten per Mail verschicken.

Man muss ja nicht gleich so strikt sein und ganze Tage auf die E-Mail verzichten – aber wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Mailbox Ihre Tagesplanung bestimmt, probieren Sie doch mal aus, Ihre Mails nur zu festgelegten Zeiten zu lesen und zu beantworten, beispielsweise einmal morgens, einmal mittags und einmal nachmittags. Erfahrungsgemäß tut es außerdem gerade wichtigen Mails gut, wenn sie ein paar Stunden im Entwurfsordner liegen bleiben und nicht sofort und spontan verschickt werden. Oft kommen dann doch noch ein paar Fakten oder Änderungen dazu und die eine oder andere Formulierung gelingt besser, und statt drei Mails genügt dann dann eine. Eine Mail ist zwar schnell verschickt aber schon aufgrund der Archivierungspflicht für geschäftliche Vorgänge genauso bleibend wie ein Brief. Es lohnt sich, das beim Verfassen einer Mail im Auge zu behalten.   (oa)

Clean Desk – der aufgeräumte Schreibtisch (1)

Bürotipps | 02/09/2010

Viele Unternehmen haben heute eine „Clean Desk Policy“. In der steht dann beispielsweise, dass Unterlagen abends beim Verlassen des Büros von der Tischoberfläche verschwinden müssen. Passwörter auf Klebezetteln haben schon gar nichts darauf zu suchen – man sollte nicht glauben, dass der Hinweis nötig ist, aber es ist leider so, das zeigt die betriebliche Praxis – nicht nur in diesem schockierenden Suchbild, das eine oder andere wird Ihnen sicherlich bekannt vorkommen.

Es geht aber nicht nur darum, vertrauliche Unterlagen sicher vor unerwünschten Blicken unterzubringen oder dem Reinigungspersonal zu ermöglichen, mal den Schreibtisch sauberzuwischen. Tatsächlich sorgt jeder überflüssige Gegenstand auf dem Schreibtisch für unnötige Ablenkung. Sie beschäftigen sich mit einem Vorgang, aber nebenan im Papierstapel lockt der nächste und buhlt um Ihre Aufmerksamkeit.

Besser: immer nur das auf dem Schreibtisch haben, was Sie aktuell bearbeiten. Selbst wenn es Fälle geben soll, in denen Büroarbeiter Unterlagen dekorativ auf dem Tisch verteilen, um zu signalisieren, dass sie bis zum Hals in Arbeit stecken – finden Sie in Ihrem eigenen Interesse einen besseren Weg, Ihren Kollegen und Chefs klarzumachen, dass Sie gerade viel zu tun haben.

Dann fällt die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe leichter. Allerdings: Ständig benötigte Utensilien (wie z. B. ein Stift, Textmarker, Telefon) sollten sich in Griffweite befinden. Und nur die.   (oa)

Direktrecycling-Briefumschläge – umweltfreundlich und effektvoll

Bürotipps | 26/08/2010

Das papierlose Büro ist noch immer eine Vision – in der Praxis kommen wir nach wie vor im Geschäftsleben nicht ohne Papier aus. Vor allem Rechnungen müssen häufig noch gedruckt und per Post verschickt werden.

Damit der Versand so umweltfreundlich wie möglich verläuft, bietet Direktrecycling eine interessante Alternative zu herkömmlichen Recycling-Papierwaren. Gerade die aus alten Landkarten hergestellten Briefumschläge sind ein attraktiver Blickfang.

Allerdings empfiehlt es sich, für den Postversand die innen bedruckte Variante mit neutraler Außenseite zu verwenden, weil gemusterte und bunte Briefumschläge von den Post-Lesegeräten nicht maschinell verarbeitet werden können. Normalerweise wird für bunte Briefumschläge sogar höheres Porto fällig – in der Praxis treibt die Post das meist nicht ein, aber darauf verlassen sollte man sich nicht. (oa)

Die persönliche Handschrift – ein Auslaufmodell?

Bürotipps | 24/08/2010

Handgeschriebenes kommt immer mehr aus der Mode. Briefe werden nicht nur im Büro mit dem Computer geschrieben, die Handschrift kommt allenfalls für gelegentliche Notizen zum Einsatz, und wenn man sie dann doch braucht, sieht jeder, dass der Schreiber aus der Übung ist. Kein Wunder, dass inzwischen schon darüber diskutiert wird, ob in Schulen überhaupt noch Schreibschrift gelehrt werden soll.

Auf die persönliche Note muss auch mit Zehnfingersystem keiner verzichten: Der Schreibgerätehersteller Pilot bietet auf seiner Website pilothandwriting.com für registrierte Benutzer eine nette Spielerei an: dort kann man sich ein Raster ausdrucken, dieses mit der eigenen Handschrift füllen und dann via Webcam einlesen lassen. Aus den eingescannten Buchstaben wird dann ein individueller Font generiert, mit dem man über die Website „handschriftliche“ Notizen per Mail verschicken kann.

Dennoch mein Rat: Pflegen Sie die Kunst der persönlichen Handschrift und bleiben Sie in Übung. Gerade in einer Zeit, in der das handgeschriebene Wort selten geworden ist, hinterlassen ein handgeschriebener Brief oder eine handgeschriebene Grußkarte einen starken Eindruck, weil Sie damit signalisieren, dass Sie sich besonders viel Zeit dafür genommen haben und dem Empfänger Ihre besondere Aufmerksamkeit schenken.

Wie sieht es bei Ihnen im Büro aus? Hat das Notebook den Notizblock bereits komplett verdrängt? Schreiben Sie noch Briefe mit der Hand?  (oa)

Plädoyer für die Mittagspause

Bürotipps | 20/08/2010

Gründe, die Mittagspause ausfallen zu lassen, gibt es viele: die Arbeit lässt es nicht zu, es gibt keine brauchbare Kantine, man ist sowieso auf Diät oder geht zum Ausgleich lieber früher in den Feierabend (wenn das von der Firma überhaupt erlaubt wird), und das mitgebrachte belegte Brot kann man doch auch prima am Arbeitsplatz verzehren, genau wie den Cappuccino zum schnellen Auftanken.

Mal davon abgesehen, dass leidgeprüfte Administratoren ein Lied von in Kaffee ertränkten und mit Bröseln gespickten Tastaturen singen können: wenn Sie zu denen gehören, die die Mittagspause als entbehrlich ansehen, tun Sie sich damit keinen Gefallen.

Es nutzt nämlich nichts. Wenn Sie auf die Pause verzichten, wird Ihr innerer Akku nicht aufgeladen und die Leistungsfähigkeit lässt nach.

Besser: das Büro verlassen, entweder an die frische Luft oder das gemeinsame Essen in der Kantine zum Gespräch mit anderen Kollegen nutzen – so erfahren Sie vieles, was nie per Rundschreiben mitgeteilt wird und finden mit etwas Glück vielleicht sogar einen guten neuen Job. Übrigens: Auch dem Chef schadet es nicht, sich mittags unter die Kollegen zu mischen.

Wenn Sie im Büro sitzen bleiben und glauben, dort Pause machen zu können – vergessen Sie’s. Das Telefon wird weiter klingeln, Chef und Kollegen werden Sie mit Arbeit eindecken, weil keiner begreifen wird, dass Sie jetzt gerade Pause machen, und als ungesellig gelten Sie dann auch noch. Und der Arbeitstag wird sich ohne Erholungspause länger hinziehen.

Natürlich gibt es Tage, an denen alles so brennt, dass die Pause mal ausfallen oder verschoben werden muss, aber die sollten die Ausnahme bleiben.

Mehr zum Thema Mittagspause erfahren Sie bei Jochen Mai in der Karrierebibel, etwa warum Sie rausgehen und richtig essen sollten und warum Sie das nie alleine tun sollten.  (oa)

Die Tageskopie – auch heute noch aktuell

Bürotipps | 17/08/2010

Kennen Sie das? Sie suchen ein Dokument. Sie wissen noch, wann ungefähr Sie das Dokument geschrieben haben, nicht aber, wo Sie es abgelegt haben. Vielleicht haben Sie es auch versehentlich im falschen Ordner abgelegt. Sie brauchen das Dokument jetzt, sofort, haben keine Zeit für langes Suchen.

Hier hilft eine zu Unrecht aus der Mode gekommene Ablageform: die Tageskopie. Ich erinnere mich noch gut, wie ich in meiner ersten Arbeitsstelle den Ordner mit den Tageskopien gezeigt bekam: damals wurde noch mit der Schreibmaschine geschrieben, und ein Durchschlag jedes Briefes, platzsparend auf dünnem Durchschlagpapier erstellt, kam in diesen Ordner, chronologisch geordnet. Den Wert dieses Ordners lernte ich nach anfänglicher Skepsis recht schnell zu schätzen.

Nun gibt es heute im Büro kaum noch Schreibmaschinen und die E-Mail hat den Brief in der täglichen Korrespondenz abgelöst. Trotzdem ist die Tageskopie auch im elektronischen Büro möglich und sinnvoll:

Tageskopien von Dokumenten

Vermutlich haben Sie eine nach Themen und Projekten sortierte Ablage, in der alle Dokumente eingeordnet werden. Für die Tageskopie legen Sie einen separaten Ordner an, in dem Sie eine Kopie aller Dokumente ablegen. Falls Sie verhindern wollen, dass durch späteres Öffnen und erneutes Abspeichern das Dokumentendatum verändert wird, können Sie an den Anfang des Dateinamens das Datum setzen, am besten im Format JJJJ.MM.TT, das ermöglicht tagesgenaue Sortierung.

Tageskopien von Mails

In manchen Mailprogrammen, beispielsweise Lotus Notes, gibt es eine eigene Ansicht, die sämtliche Mails in der Maildatenbank nach Datum sortiert anzeigt, egal in welchem Ordner diese sich befinden. So manche versehentlich falsch einsortierte Mail konnte so wieder aufgespürt werden. Sollte Ihr Mailprogramm eine solche Ansicht nicht bieten, empfiehlt es sich auch hier, einen eigenen Ordner für die Tageskopien anzulegen und jede eingehende und ausgehende Mail in Kopie dort abzulegen.  (oa)

Kampf der Zettelwirtschaft

Bürotipps | 12/08/2010

Eine alltägliche Situation im Büro: das Telefon klingelt, jemand hat ein Anliegen und Sie müssen sich Notizen machen. Gut, dass ein Notizklotz auf dem Tisch steht – oder ein Block mit Klebezetteln, oder vielleicht verwenden Sie einfach irgendein Blatt Papier, das gerade herumliegt.

Wie oft übertragen Sie diese Notizen dann wirklich in ein einheitliches System? Wie oft passiert es statt dessen, dass sich ein Berg von bunten Notizzetteln ansammelt, die sich kaum noch bändigen lassen und genau dann nicht mehr auffindbar sind, wenn Sie sie bräuchten?

Ich fahre seit Jahren besser damit, alle Notizen, auch bei Besprechungen, in einem A4-College-Spiralblock zu machen. Alles kommt in diesen einen Block. Was erledigt werden muss, kennzeichne ich durch einen Kreis neben der entsprechenden Notiz, den ich nach Erledigung durchstreiche.

Das hat den Vorteil, dass Sie alle Notizen an einem Ort haben und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass einzelne davon verlorengehen. Besonders wichtige Aufzeichnungen übertrage ich trotzdem in den Computer, habe dann aber noch ein Backup auf Papier.

Natürlich muss es kein Collegeblock sein, es kann auch ein einfacher Block sein, oder ein gebundenes Notizbuch, nur zu klein sollte er nicht sein, damit er nicht so leicht verschwindet.  (oa)

Hochsommer-Überlebenstipps fürs Büro

Bürotipps | 09/08/2010

Sommerzeit – Urlaubszeit. Glücklich, wer da nicht ins Büro muss oder sich den Arbeitsort aussuchen kann und das Großraumbüro gegen den Biergarten tauschen, denn die nächste Hitzewelle kommt bestimmt. Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, auch ohne Klimaanlage im Büro bei hochsommerlichen Temperaturen zu überleben:

1. Lüften zur rechten Zeit

Öffnen Sie die Fenster nur frühmorgens und machen Sie am besten Durchzug. Spätestens wenn es draußen langsam warm wird, was im Sommer schon um 10 Uhr vormittags sein kann, Fenster schließen und geschlossen halten – ja, das fällt schwer, aber probieren Sie es aus, Ihre Kollegen werden Sie überrascht fragen, wo Sie die Klimaanlage versteckt haben!

2. Frischer Duft

Duftsprays für Körper und Raum können helfen, bei geschlossenen Fenstern angenehmere Atmosphäre zu schaffen. Testen Sie den Duft aber vorher – empfehlenswert sind frische Zitrusdüfte.

3. Ventilatoren richtig einsetzen

Ventilatoren sorgen für frischen, kühlen Wind, sollten aber so positioniert werden, dass Sie keinen direkten Zug abbekommen, sonst drohen Erkältung und Verspannungen. Entweder Ventilator in sicherem Abstand aufstellen, oder, noch besser: einfach auf den Boden, wo sie die Füße kühlen und damit auch den Rest des Körpers.

Mit einem feuchten Handtuch kombiniert können Sie sich sogar eine einfache Klimaanlage basteln – wie das geht, beschreibt Jens Scholz.

4. Beine hochlagern

Gerade an heißen Sommertagen ist es besonders wichtig, die Blut- und Lymphzirkulation in den Beinen zu fördern und damit Schmerzen und Schwellungen in den Füßen zu vermeiden. Neben regelmäßiger Bewegung hilft hier Hochlagern – dazu reicht bereits ein einfacher, aber stabiler Papierkorb, der umgekehrt aufgestellt unter dem Schreibtisch gar nicht auffällt.

5. Abkühlen mit Wasser

Trinken Sie ausreichend, am besten Wasser, aber nicht direkt aus dem Kühlschrank. Eiskalte Getränke veranlassen den Körper nämlich dazu, die „Heizung“ aufzudrehen und haben damit den gegenteiligen Effekt. Aber es darf auch kaltes Wasser sein, nämlich direkt aus dem Wasserhahn auf die Unterarme – damit bringen Sie den Körper wieder auf Normaltemperatur. Es soll auch schon Fälle gegeben haben, in denen Papierkörbe für kalte Fußbäder zweckentfremdet wurden.

Und am besten abkühlen lässt es sich immer noch im Badesee, also am besten früh kommen und früh gehen, damit Sie den Sommer draußen genießen können.  (oa)

Das Hirn trainieren

Besser arbeiten | 28/07/2010

Sicher, es gibt kleine Konsolenspiele, die Ihnen vorgaukeln, sie würden Ihr Hirn trainieren. Oder Sie können lange Listen mit Übungen fürs Gehirnjogging abarbeiten.

Faktisch wird dabei nur eins besser: Ihre Performance bei genau diesen Übungen.

An Senioren hat man getestet: Weder Fernsehen noch Kreuzworträtsellösen hält das Gehirn fit. Mathenachhilfe oder ein Computerprojekt mit jungen Menschen schon.

Und was schließen wir daraus? Wir brauchen Gehirn-Fitness, die mit dem echten Leben – also Beruf, Familie und Freunden zu tun hat. Am besten noch solche, von der unsere Projekte und Pläne profitieren.

Beispiele:

I. Projektalphabet

Wählen Sie eins Ihrer Projekte aus. Schreiben Sie die Buchstaben von A-Z auf. Jetzt notieren Sie zu jedem Buchstaben eine Idee,  ein Todo oder einen Bereich des Prjekts, der Ihrer Aufmerksamkeit in nächster Zeit bedarf (und wenn Sie für X und Y nichts finden ist es nicht schlimm).

Ich wette, dass Sie dabei mindestens sechs Themen oder Aufgaben finden, an die sie bisher nicht gedacht haben, die Sie bisher nicht aktiv bearbeiten oder die zentral sind oder werden.

II. Turbobrainstorming

Sie brauchen Papier und Stift und ein Thema. Sie haben nur zwei Minuten Zeit, um so schnell wie möglich alles aufzuschreiben, was Ihnen entweder zu dem Thema oder zu einem der gerade aufgeschriebenen Worte einfällt. Nur Stichworte, keine Sätze. Und schnell schnell schnell. Alles gilt. Aber schnell.

Danach gehen Sie die Liste durch und fassen Stichworte, die zusammengehören, zusammen, das kann dann eine Basis für ein ‘normales’ Brainstorming oder ein Ideenfiltern bilden.

Wenn Sie öfters turbobrainstormen, werden Sie entdecken, dass Sie immer schneller werden und binnen zwei  Minuten immer mehr Begriffe finden.

III. Reizwortstory

Nehmen Sie das Ergebnis eines Brainstormings oder Alphabets aus Übing I oder II (Mindmaps gehen auch) und zerreißen Sie das Blatt so, dass auf jedem Fitzelchen nur ein Wort steht.

Ziehen Sie drei Fitzelchen (oder verteilen Sie sie so im Team, dass jede/r drei Fitzelchen bekommt).

Jede/r hat jetzt die Aufgabe, eine kleine Kurzgeschichte zu verfassen, in der die drei Worte eine Rolle spielen. Die darf ruhig ‘gesponnen’ sein, also zum Beispiel auf einem anderen Planeten spielen.

Gehen Sie dann die Geschichten durch und überlegen Sie, welches Produkt man daraus entwickeln könnte oder welche Verbesserung Ihrer Abläufe.

Wussten Sie übrigens, dass das erste Mobiltelefon in einer Kindergeschichte von Erich Kästner vorkommt? Das Buch heißt ‘Der 35. Mai’. Es ist von 1932.

Oder dass ein Krankenhaus den Designer von Star Trek einbestellte, um ihn über das Konzept des ‘diagnostischen Displays’ über den Krankenbetten in der Krankenstation zu befragen, weil sie so etwas in ihrem Krankenhaus bauen wollten – in den 70ern.